バックオフィスの属人化を防ぐ、今日からできる5つのこと

属人化とは。何が困るのか

属人化とは、業務のやり方や情報が特定の人にしか分からない状態のことです。普段は問題なく回っているため気づきにくいのですが、次のような場面で一気に表面化します。

• 担当者が体調を崩し、請求書が期日までに出せない
• 退職の引き継ぎ期間が短く、年に一度の業務の手順が分からない
• 担当者のパソコンにしかデータがなく、だれも開けない

属人化は担当者のせいではなく、仕組みの問題です。次の5つの対策で、少しずつ「だれでも回せる状態」に近づけていきましょう。

1. 業務をすべて書き出す

最初の一歩は棚卸しです。日次・週次・月次・年次に分けて、担当者がやっている業務をすべて書き出します。ポイントは「年に一度しか発生しない業務」を漏らさないこと。年末調整や決算の準備、保険の更新など、頻度の低い業務ほど手順が残っていません。

2. 手順は「画面ごと」に残す

マニュアルは文章だけで書こうとすると続きません。おすすめは、作業画面のスクリーンショットに一言ずつメモを添える方法です。「どの画面で・どのボタンを押すか」が分かれば、初めての人でも作業を再現できます。

3. ファイルとアカウントを個人から切り離す

個人のパソコンやメールアドレスにひもづいたデータは、属人化の大きな原因です。業務ファイルは共有フォルダに置き、各種サービスのアカウントは会社の共通アドレスで登録しておきましょう。パスワードの管理方法も、会社としてルールを決めておくと安心です。

4. ダブルチェックの仕組みをつくる

一人で作業して一人で確認する体制では、ミスにも気づきにくくなります。振込や給与など金額の大きい業務だけでも、作成者と確認者を分けましょう。確認する人が業務の中身を知ることにもなり、自然と知識が共有されます。

5. ときどき担当を入れ替える

マニュアルが本当に使えるかどうかは、別の人が作業してみると分かります。月に一度、担当を入れ替えて作業してみるだけで、マニュアルの抜けや分かりにくい点が見つかります。社内に人手がない場合は、外部のチームに一部を任せることも、属人化を防ぐ有効な方法です。